PERANAN SEORANG STAF DALAM PROSES MANAJEMEN LENGKAP 2017

Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonise baik secara kwantitatif maupun kualitatif kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi.Secara efektif dan efisien. Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk moraalisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan. Staf tujuan dapat juga direalisasi, pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staf nya penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staf organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.

Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pule. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kwalitatif. Top manajemen dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower manajemen biasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.

Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :

•  Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
• Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
• Keputusan harus carat karena keputusan yang dapat mengakibatkan tidak dimanfaatkannya lambat kesempatan-kesempatan yang terbaik, yang terbuka untuk organisasi.
• Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
• Keputusan yang diambil harus regional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi.

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staf antara lain adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan data (fakta)
• Mengintorarasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi daripada rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan oporasional dan kondisi kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah struksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Meberikan infrmasi da nasehat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas–tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staf sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staf adalah hal yang diinginkan apabila :

• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan karena :

> bawahan belum mempunyai kemampuan
> secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.
> dan sebagainya.

• Menambah kompleks hubungan kerja dalam organisasi.
• Staf biasanya terdiri dari tenaga spesialist.Karena itu pertimbangan dan nasehat-nasehat mereka dipandang dari pencapaian tujuan organisasi kurang terpadu.
• Keputusan yang harus diambil biasanya menjadi lambat.
• Dan sebagainya